نرم افزار اتوماسیون اداری، سیستم اطلاعاتی کامپیوتری است که اطلاعات مربوط به افراد و سازمان را جمع آوری و ذخیره می کند. این سیستم با نرم افزار حسابداری هم سازگار است.
این اطلاعات به صورت یکپارچه در سیستم ذخیره می شوند.
اتوماسیون اداری ذخیره، تبادل و مدیریت داده ها را انجام می دهد.
ذخیره داده ها: در این نرم افزار فرم ها و اسناد اداری، مالی و بازرگانی ثبت می شوند. نرم افزارهای پردازش متن، اطلاعات متنی را پردازش می کنند. با استفاده از نرم افزارهای آفیس استفاده از اطلاعات عددی راحت تر می شود.
نرم افزار هایی هم برای ویرایش تصویر وجود دارند که استفاده از داده های تصویری را ساده می کنند.
در این نوشتار خواهید خواند:
تبادل اطلاعات: ابزارهای زیادی برای انتقال اطلاعات بین کاربر ها وجود دارد که باعث مشارکت در سیستم اتوماسیون اداری می شوند. مثل: پست صوتی.
مدیریت اطلاعات: نرم افزار اتوماسیون اداری برای مدیریت کردن اطلاعات طولانی و کوتاه مدت استفاده می شود. مثلاً: اطلاعات مالی و بازرگانی در پروژه های مالی . این نرم افزار با استفاده از برنامه های زمانی پروژه های مالی و بازرگانی را کنترل می کند.
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری
- قابلیت انجام کارها مخصوصاً امور مالی و بازرگانی در موقعیت های مختلف.
- قابلیت انجام کارها در کوتاهترین زمان ممکن.
- نامه ها و کاغذ بازی ها در این سیستم حذف می شوند.
- قابلیت ثبت و ذخیره اسناد مدارک و دسترسی سریع به آنها.
- ضریب خطای این سیستم بسیار پایین است. امکان شفاف سازی کردن و مدیریت نمودن متمرکز اسناد.
- قابلیت مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان با سیستم اتوماسیون اداری .
- امکان مشاهده پیشرفت کار و نقص های پرونده به صورت آنی برای ارباب رجوع.
بخش‌های مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری
هر بخشی از سیستم اتوماسیون اداری فعالیتهای مشخصی از سازمان را بر عهده دارد. حالا آن سازمان دارای نرم افزار حسابداری باشد یا هر نرم افزار دیگر فرقی ندارد. بخش های سیستم اتوماسیون اداری عبارتند از:
- دبیرخانه: دبیرخانه، بخش مهم و اصلی سیستم اتوماسیون اداری است. در این بخش کارهایی مثل: اسکن کردن، وارد کردن اطلاعات، تهیه کردن پیش نویس، ثبت و چاپ نامه های ارسال شده و… انجام می گیرد.
- فرم ساز: این بخش مختص به طراحی کردن فرم های اداری و انتقال آنها می باشد. این بخش وظیفه ثبت، ذخیره و بازیابی کردن اطلاعات فرم ها را بر عهده دارد.
- آرشیو الکترونیک: این بخش همه اسناد را از حسابداری گرفته تا مالی و بازرگانی دسته بندی می کند. سپس هر سند را دسته خاص خود قرار می دهد و این کار باعث دسترسی آسانتر به آن اسناد می شود.
- مدیریت جلسات: این بخش تنظیم کردن، ثبت و ذخیره اطلاعات جلسات و برگزار کردن و پیگیری آن ها را انجام می دهد. تقویم کاری ، مدیریت پروژه و قرار ملاقات های کاری جزو مدیریت جلسات هستند.
- پورتال سازمانی: این بخش در نرم افزار حسابداری بسیار پر فایده است. این بخش اخیراً به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است. با وجود این بخش امکان ردیابی مکاتبات برون سازمانی فراهم شده است.
- کارتابل آفلاین: با وجود این بخش امکان انجام فعالیتها بدون اینترنت نیز وجود دارد و بعد از آنلاین شدن فقط نیاز است که اطلاعات را آپدیت نمایید. کارتابل آفلاین بای قسمت های مهم نرم افزار استفاده می شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری جهش نوین
نرم افزار اتوماسیون اداری جهش قابلیت ساماندهی کردن فرایند های سازمانی را دارد. این نرم افزار همچنین می تواند انجام مکاتبات اداری را با سرعت و امنیت بالا و به صورت الکترونیکی آسان نماید.
نرم افزار اتوماسیون اداری جهش مکانی جهت ثبت کردن و گردش دادن نامه ها، فرم های اداری و همچنین پیگیری آنها و ارائه گزارش از برگزاری جلسات می باشد.
قابلیت‌های نرم افزار اتوماسیون اداری جهش
نرم افزار اتوماسیون اداری جهش قابلیت های زیادی دارد که باعث کاربرد زیاد آن شده است. مهم ترین کاربرد آن سریع نمودن روند مکاتبات داخلی سازمان می باشد.
همچنین قابلیت تعریف کار برای سایر سیستم ها را دارد. قابلیت پوشش دادن اکثر کسب و کارها و منطبق بودن با مدل های مختلف گردش مکاتبات هم از دیگر ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری جهش است.
پاسخ دادن به اکثر نیازهای مشتری ها و قابلیت پیکربندی با توجه به نیاز مشتری ها هم در راستای کارکردهای نرم افزار اتوماسیون اداری جهش قرار می گیرد.
امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری جهش
نرم افزار اتوماسیون اداری جهش امکانات زیادی دارد که عبارتند از:
- انجام عملیات های درون سازمانی بدون کاغذ.
- ثبت کلیه اطلاعات و نامه ها چه ارسالی چه دریافتی.
- ثبت و پیگیری کار هر کاربر.
- دسته بندی مکاتبات.
- تعریف انواع پروژه ها.
- دسته بندی و اولویت دهی مکاتبات بر اساس زمان.
- مشخص کردن اندازه دسترسی کاربران.
- لینک کردن بیشتر اسناد مخصوصاً اسناد حسابداری و امور مالی و بازرگانی به مکاتبات.
- توانایی پیگیری کردن مکاتبات.
- توانایی ثبت رسیدگی، پاسخ و ثبت وضعیت مکاتبات.
- قابلیت درج کردن ضمائم.
- قابلیت انجام امضاء الکترونیکی.
- توانایی جستجوی پیشرفته.
- امکان دیدن نامه های دریافت و صادر شده و تهیه یک کپی از آنها
