نرم افزار مالی ابزاری است که به ما کمک میکند تا بتوانیم در کسب و کار و یا حرفه خود، گزارشات مالی و مدیریتی دقیقی را در اختیار داشته باشیم. اگر شما صاحب یک کسب و کار در ابعاد کوچک یا شرکت و کارخانه باشید، حتماً به نرم افزار مالی احتیاج دارد. چراکه باید در بازه زمانی مشخص از حساب و کتاب و فعالیت های مالی خود گزارش تهیه کنید. انجام این کار توسط ذهن انسان در عین حال که بسیار زمان‌بر است دارای خطا و اشتباه نیز می باشد. در حقیقت نرم افزار مالی آمده تا این مشکلات را برطرف کند.
استفاده از انواع مختلف نرم‌افزار مالی و حسابداری همزمان با پیشرفت تکنولوژی و روی کار آمدن رایانه‌ها، به یک عضو جدایی ناپذیر برای کسب و کارهای مختلف تبدیل شده است. البته با توجه به اینکه شرایط کسب و کار نیز هر روز پیچیده تر از قبل می‌شود و به ابزار به‌روزتری نیز احتیاج دارد، این نرم افزارها نیز پیشرفت‌های بسیار زیادی به خود دیده و با ارائه بهترین راهکارها، نیازهای کاربران خود را مرتفع می سازند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد انواع مختلف نرم افزار حسابداری و مالی با ما در ادامه مقاله همراه باشید:
در این نوشتار خواهید خواند:
تعریف نرم افزار مالی
نرم افزار مالی در حقیقت به نرم افزاری گفته می شود که این توانایی را داشته باشد تا تمام امور حسابداری و مالی یک مجموعه یا شرکت و یا فروشگاه را به صورت کاملا تخصصی و در عین حال ساده مدیریت و پردازش کند. اگر شما در این حوزه اطلاعات زیادی نداشته باشید شاید با شنیدن کلمه نرم افزار مالی یاد نرم افزارهایی مانند اکسل بیفتید. امروزه شرکت های مختلف، نرم افزارهای طراحی شده توسط مهندسان خود را به صورت رقابتی وارد بازار نموده و هر کدام از آنها در نوع خود می توانند نیازهای مشتریان خود را پاسخگو باشند.
در حقیقت یک نرم افزار مالی با کیفیت، تمامی امکانات و آیتم های مورد نظر فرد حسابدار یا صاحب شغل را به صورت کاملاً ساده و روان و در قالب کامپیوتر در اختیار او گذاشته تا در نتیجه تمامی حساب و کتاب ها دیجیتالی شده و احتیاج به هیچ قلم و دفتری نباشد. همچنین با استفاده از نرم افزار مالی در کسب و کار شما، تمامی استانداردهای مربوط به نهادهای مالی مانند سازمان امور مالیاتی در نظر گرفته می شود.
همچنین صاحبان کسب و کار به راحتی میتوانند از طریق این نرم افزارها از اسناد مالی و صورتحساب‌ها گزارشات مورد نظر خود را تهیه کنند. در حقیقت مهمترین دلیلی که ما از نرم افزارهای مالی استفاده می کنیم مدیریت و سازماندهی بی‌عیب و نقص آنها و همچنین بالا بردن دقت در عملکرد های مالی و ایجاد نظم و سازماندهی در معاملات یک فروشگاه یا کسب و کار می باشد.
استفاده از نرم‌افزار حسابداری یا مالی چه ضرورتی دارد؟
امروزه با توجه به پیچیده شدن کسب و کارها، نهادهای نظارتی مانند سازمان امور مالیاتی و یا سایر نهادهای مرجع همواره به کسب و کارها توصیه میکنند تا از یک نرم افزار مالی معتبر استفاده کنند. در حقیقت زمانی که در یک کسب و کار از نرم افزار مالی استفاده می‌شود، شما با سرعت بسیار بالایی می‌توانید در میان فایل ها و اسناد خود جستجو کنید. همچنین می توانید تنها با زدن چند دکمه به حساب و کتاب بپردازید.
همچنین این کار در بحث هزینه صرفه جویی بسیار مناسبی برای شما ایجاد می کند. چراکه حتی اگر یک حسابدار داشته باشید، حسابدار با صرف زمان کمتری می تواند گزارش و یا رسیدهای مالی مورد نظر را تهیه کند. در ادامه این مقاله سعی می کنیم، به بررسی مهمترین دلایل و مزیت های استفاده از نرم افزار مالی به صورت مفصل بپردازیم:
تاثیر نرم افزار مالی بر تعداد نیروی انسانی
نرم افزار مالی با توجه به قابلیت‌ها و امکاناتی که در اختیار ما قرار میدهد، به صورت چشمگیری باعث کاهش هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی در حوزه حسابرسی خواهد شد. بسیاری از فرایند ها که شاید ساده باشند در صورتی که حجم ابعاد کار بزرگ باشد، احتیاج به نیروی انسانی تمام وقت و یا پاره وقت دارد. در نتیجه هزینه های زیادی برای کسب و کار شما ایجاد میکند.
استفاده از نرم افزار های مالی در عین حال که شاید هزینه اندکی برای تهیه این نرم افزارها احتیاج باشد، نیروی کار بخش حسابداری را به صورت چشمگیری کاهش میدهد. همچنین عملکردی بسیار مقرون به صرفه ارائه می کند.
تاثیر نرم افزار مالی در دقت محاسبات
در مورد تاثیر استفاده از نرم افزار مالی در دقت محاسبات همین موضوع کافی است که بدانیم پردازنده های به کار رفته در مدلهای مختلف رایانه و کامپیوتر محاسبات عددی را با دقت و سرعتی انجام می‌دهند که به هیچ وجه در توان انسان نیست. زمانی که یک شخص یا حتی حسابدار حرفه‌ای بخواهد یک سری محاسبات را انجام دهد، به دقت زیادی نیاز است.
همچنین لازم است تا حتما محاسبات خود را چندین مرتبه تکرار کند. در هنگام استفاده از نرم افزار مالی اصلاً چنین اتفاقی نیفتاده و کامپیوتر تنها با یک بار پردازش، محاسبات مورد نظر را با نهایت دقت ارائه میکند.
در حقیقت نرم افزار مالی با استفاده از توان محاسباتی که در کامپیوتر وجود دارد، دقت انجام محاسبات را در بالاترین حالت داشته و بروز خطا را به حداقل می‌رساند. البته گاهی اوقات ممکن است که اگر نرم افزار مالی از کیفیت کافی برخوردار نباشد و یا برنامه‌نویسی آن ایراد داشته باشد، یک سری اشکالات و اشتباهات به وجود بیاید. این اشکالات معمولاً در نتیجه باعث ضعف نرم‌افزار در تشخیص درست اعداد و ارقام می شود.
توصیه ما به شما برای جلوگیری از بروز چنین مشکلی استفاده از نرم افزارهای مالی با کیفیت که توسط کمپانی های مطرح ارائه می شوند، است.
تاثیر نرم افزارهای مالی در آسان شدن تهیه گزارشات
استفاده از انواع نرم افزار مالی با کیفیت فرایند دسترسی به گزارشات مالی و حسابداری را بدون دردسر می کند. در نتیجه صاحبان کسب و کار و یا حسابداران با استفاده از امکاناتی که در نرم افزار مورد نظر وجود دارد میتوانند گزارشات مختلفی را با توجه به نیاز و یا فیلتر های مورد نظر خود در کمترین زمان ممکن تهیه کنند. تهیه گزارشات مالی به صاحبان کسب و کار کمک میکنند تا به بررسی عملکرد فروش محصولات و خدمات خود بپردازند. سپس استراتژی خوبی برای ادامه روند کار شرکت و یا کسب و کار شان را در پیش بگیرند.
تاثیر نرم افزار حسابداری در افزایش سرعت کار
بی شک یکی از مهمترین دلایلی که ما را مجاب میکند تا از نرم افزار مالی برای کسب و کار خود استفاده کنیم کمک شایانی است که این نرم افزار در بحث افزایش سرعت حسابرسی برای ما ایجاد میکند. اگر نرم افزار مالی نباشد، صاحبان کسب و کار و یا حسابداران باید ساعت های بسیار زیادی را برای انجام حسابرسی ها به صورت فیزیکی صرف کنند. در عین‌حال نرم افزار مالی که بر مبنای کامپیوتر بنا شده است، محاسبات و حسابرسی ها را با سرعت بسیار بالایی که از توان انسان خارج است انجام می دهد.
همچنین در بسیاری از مواقع به صورت کاملاً خودکار و بدون نیاز انسان، این محاسبات در کسری از ثانیه انجام شده و نتیجه آن در اختیار کاربر قرار می‌گیرد.
نرم افزار مالی و تاثیر آن در بحث امنیت حسابرسی
نرم افزار مالی آمده تا جای پوشه ها و زونکن ها را بگیرد. در گذشته که نرم افزارهای مالی آنقدر رواج نداشتند، اسناد مالی همگی در یکسری باکس پوشه و یا زونکن نگهداری می شدند. البته اگر ارزش این اسناد بالا باشد، همیشه این خطر وجود دارد که در اثر اتفاق آنها از بین رفته و یا دچار حادثه شوند.
زمانی که شما از یک نرم افزار مالی استفاده می‌کنید، می‌توانید تمامی اسناد مربوط به حسابرسی‌های خود را در اشکال مختلف و همچنین در قالب زمانبندی‌های گوناگونی ذخیره‌سازی کنید. همچنین این امکان وجود دارد تا از این اسناد فایل پشتیبان تهیه کرده و آن را در جای امن نگه دارید. همچنین برخی از نرم افزار های مالی این امکان را به شما می‌دهند تا شما بتوانید اسناد مالی خود را در حساب ابری نگهداری کنید.
حساب ابری یک فضای موجود در اینترنت است که توسط شما رمزگذاری شده و هیچ شخصی نمی تواند به آن دسترسی داشته باشد. همچنین این حساب این مزیت را دارند که دچار خرابی، سوختگی و یا آسیب نخواهد شد و همیشه در دسترس نمی باشد. همچنین شما می توانید اطلاعات موجود در نرم افزار مالی خود را با توجه به صلاحدید تان در سطوح مختلفی، طبقه بندی نموده و آنها را رمز گذاری کنید. بدین صورت تنها یک سری اشخاص خاصی به این اسناد دسترسی خواهند داشت.
نرم افزار مالی و دسترسی کامل و طبقه بندی شده بر اطلاعات
اگر برای کسب و کار خود از یک نرم افزار مالی با کیفیت استفاده نکنیم، قطعا اطلاعات باید بر روی یک دفتر و یا کاغذ ثبت شود. نتیجه این موضوع این خواهد شد که معمولاً حجم بسیار بالایی اسناد فیزیکی وجود خواهد داشت. در صورتی که بخواهیم یک سند و یا فایل خاص را جستجو کنیم یک پروسه بسیار طولانی و خسته کننده خواهیم داشت. همچنین در بسیاری از مواقع نیز ممکن است به نتیجه مورد نظر خود نرسیم و یا برگه و سند مورد نظر گم شده باشد.
مزیتی که نرم افزار مالی این زمینه در اختیار ما قرار میدهد، دسترسی کاملاً طبقه‌بندی شده و سیستماتیک به صورت لحظه ای به تمامی اطلاعات مالی است. با استفاده از این کار شما می توانید تمامی حسابرسی ها و اطلاعات مالی خود را جستجو نموده و فایل های مورد نظر خود را در اختیار داشته باشید. به عنوان مثال اگر در یک تاریخ خاص و یا ساعتی مشخص، ثبت معامله‌ای در نرم افزار مالی صورت گرفته باشد، با در اختیار داشتن اطلاعات مربوط به آن و تنها با زدن چند دکمه می توانید ریز جزئیات معامله مورد نظر را بررسی کنید.
مدل های مختلف نرم افزارهای مالی
با توجه به اینکه شما چه حرفه و یا کسب و کاری داشته باشید، مدل های مختلف نرم افزار مالی با امکانات و کاربردهای مختلف طراحی شده‌اند. این موضوع بسیار حائز اهمیت است که زمینه فعالیت شما چگونه است و با توجه به آن، می توانید نرم افزار در مورد نظر خود را تهیه کنید. در حالت کلی نرم افزار های مالی در چهار دسته اصلی طبقه بندی می شوند. این چهار دسته شامل نرم افزارهای بخش تولید، نرم افزارهای بخش صنفی، نرم افزارهای بخش شرکتی و نرم افزار های فروشگاهی می باشد.
از کاربرد نرم افزار مالی بخش تولید می توان به کاربرد آن برای کارخانه ها و واحد های تولیدی اشاره کرد. این نوع نرم افزار تمامی نیازهای این مجموعه ها را تحت پوشش قرار می دهد. نرم افزار مالی شرکتی نیز مخصوص شرکت های بازرگانی، خدماتی و تولیدی مختلف می باشد. این نرم افزار ها به گونه‌ای طراحی شده است تا نیازهای این واحدها را بررسی نموده و آنها را به بهترین شکل ممکن، تحت پوشش قرار دهد. همچنین اگر شما یک فروشگاه زنجیره‌ای، هایپر مارکت و یا سایر شغل های آزاد را دارید، نرم افزار مالی فروشگاهی مناسب استفاده شما می باشد.
نرم افزار حسابداری از نوع سنتی
یکی از پرکاربرد ترین و در عین حال محبوب ترین مدل های نرم افزار مالی مدل سنتی است. در این نوع نرم افزار تمامی تجهیزات مورد نظر، توسط شرکت ارائه کننده به صورت کاملاً فیزیکی در اختیار کاربر قرار گرفته شده و نصب می گردد. از جمله تجهیزات مورد نظر برای این نوع نرم افزار مالی می توان به سرور و تجهیزات سخت افزاری و همچنین فایل برنامه اشاره نمود. این نوع نرم افزار ها معمولاً هزینه بیشتری داشته و معمولاً توسط کمپانی های مطرح و با درآمد بالا انتخاب می شوند.
نرم افزار مالی از نوع ابری
یکی دیگر از انواع نرم افزار مالی مدل تحت وب یا ابری است که محبوبیت بسیار بالایی دارد. دلیل این محبوبیت هزینه بسیار به صرفه این نرم افزار ها می باشد. در این مدل نرم افزارهای مالی تجهیزات و زیرساخت های مربوط به راه اندازی نرم افزار توسط کمپانی ارائه دهنده تهیه می شود. بدین صورت فرد خریدار از راه دور و از طریق اینترنت به نرم افزار متصل شده و فرایندهای حسابداری خود را انجام میدهد.
این مدل نرم افزارهای مالی معمولاً پشتیبانی بسیار قوی داشته و در صورت وجود هرگونه مشکل به صورت ۲۴ ساعته مشتریان خود را پوشش داده و ابهامات یا مشکلات آنها را رفع می کنند.
نرم افزارهای مالی جهش
نرم افزارهای مالی جهش، مجموعه ای از راهکارهای نرم افزاری هستند که برای مدیریت امور مالی، اداری و صنعتی شرکت ها و کسب و کارها طراحی و تولید شده اند. این نرم افزارها در بسته های مختلف با توجه به نوع فعالیت و اندازه شرکت ها ارائه می شوند. برخی از ویژگی های این نرم افزارها عبارتند از:
- انعطاف پذیری بالا در ساختار و سفارشی سازی نرم افزارها
- پوشش دادن تمامی فرایندهای مالی، اداری و صنعتی شرکت ها
- ارائه گزارشات سریع، دقیق و یکپارچه از اطلاعات مالی و اداری
- ارتباط با مشتریان و افزایش رضایتمندی آنها
- امکان استفاده از اپلیکیشن همراه مدیریت کسب و کار
برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید به وب سایت شرکت نرم افزاری جهش مراجعه کنید.
